Pengadaan Barang dan Jasa (Bag II)

Lanjutan Bagian I

Swakelola

Sesuai dengan Keppres No. 80 Tahun 2003 pelaksanaan pengadaan barang/jasa dibedakan menjaid 2 (dua) sistem pelaksanaan pengadaan, yaitu dengan menggunakan penyedia barang/jasaatau dengan cara swakelola.

Swakelola adalah pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri oleh institusi, dimana dalam pelaksanaannya dapat dilaksanakan oleh PPK/Institusi sendiri, instansi pemerintah lain atau kelompok masyarakat/LSM penerima hibah.

Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola adalah:

1. pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan teknis SDM pada institusi yang bersangkutan (misalnya diklat, beasiswa, kunjungan kerja);
2. pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyakarat;
3. pekerjaan yang dari segi besaran, sifat, lokasi, atau pembiayaan tidak diminati oleh penyedia barang/jasa;
4. pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa akan menanggung resiko yang besar;
5. penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya, atau penyuluhan;
6. pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus, yangbelum dapat dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa;
7. pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijakan pemerintah, pengujian di laboratorium, pengembangan sistem tertentu dan penelitian oleh perguruan tinggi/lembaga ilmiah pemerintah;
8. pekerjaan yang bersifat rahasia bagi instansi pengguna barang/jasa.

Metode Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Metode pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada prinsipnya semuanya adalah Pelelangan Umum, tetapi panitia pengadaan dapat menetapkan metode pelelangan dengan melihat beberapa ketentuan antara lain :

1. Untuk pekerjaan yang kompleks dan jumlah penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan diyakini terbatas, maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metoda pelelangan terbatas.
2. Pemilihan langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah)
3. Penunjukan langsung dapat dilaksanakan dalam hal memenuhi kriteria sebagai berikut :
a) Keadaan tertentu, yaitu:
1. penanganan darurat untuk pertahanan negara, keamanan dan keselamatan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda, atau harus dilakukan segera, termasuk penanganan darurat akibat bencana alam, dan/atau;
2. pekerjaan yang perlu dirahasiakan yang menyangkut pertahanan dan keamanan negara yang ditetapkan oleh Presiden, dan/atau;
3. pekerjaan yang berskala kecil dengan nilai maksimum Rp.50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dengan ketentuan :
(a) untuk keperluan sendiri; dan/atau
(b) teknologi sederhana; dan/atau
(c) resiko kecil; dan/atau
(d) dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa usaha orang perseorangan dan/atau badan usaha kecil termasuk koperasi kecil.
b) Pengadaan barang/jasa khusus yaitu :
1. pekerjaan berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah; atau
2. pekerjaan/barang spesifik yang hanya dapat dilaksanakan oleh satu penyedia barang/jasa, pabrikan, pemegang hak paten; atau
3. merupakan hasil produksi usaha kecil atau koperasi kecil atau pengrajin industri kecil yang telah mempunyai pasar dan harga yang relatif stabil; atau
4. pekerjaan yang kompleks yang hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus dan atau hanya ada satu penyedia barang/jasa yang mampu mengaplikasikannya.

Metode Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi

Metode pelaksanaan jasa konsultnasi pada prinsipnya dilakukan dengan seleksi umum, tetapi panitia pengadaan dapat menetapkan metode pelelangan dengan melihat beberapa ketentuan antara lain :

1. Untuk pekerjaan jasa konsultansi yang kompleks dan jumlah penyedia jasa yang mampu melaksanakan diyakini terbatas, maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metoda seleksi terbatas.
2. Seleksi langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah)
3. Penunjukan langsung dapat dilaksanakan dalam hal memenuhi kriteria sebagai berikut.

a) penanganan darurat untuk pertahanan negara, keamanan dan keselamatan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda/harus dilakukan segera; dan/atau
b) penyedia jasa tunggal; dan/atau
c) pekerjaan yang perlu dirahasiakan yang menyangkut pertahanan dan keamanan negara yang ditetapkan oleh Presiden; dan/atau
d) pekerjaan yang berskala kecil dengan ketentuan : untuk keperluan sendiri, mempunyai resiko kecil, menggunakan teknologi sederhana, dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa usaha orang perseorangan dan badan usaha kecil, dan/atau bernilai sampai dengan Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah); dan/atau
e) pekerjaan yang hanya dapat dilakukan oleh pemegang hak paten atau pihak yang telah mendapat ijin.

Prakualifikasi dan Pascakualifikasi

Pada prinsipnya penilaian kualifikasi atas kompetensi dan kemampuan usaha peserta pelelangan umum, dilakukan dengan pasca kualifikasi. Khusus untuk pekerjaan yang kompleks dapat dilakukan dengan prakualifikasi, tetapi secara garis besar sistem penilaian dibedakan menjadi 2 metode yaitu :
• Prakualifikasi dan
• Pascakualifikasi.

Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan terhadap perusahaan Sebelum pemasukan dokumen penawaran. Artinya, hanya perusahaan yang memenuhi kualifikasi-lah yang dapat memasukkan penawaran.

Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan terhadap perusahaan SETELAH Pemasukan Dokumen Penawaran. Pada umumnya, prinsip pelelangan menggunakan proses ini (Kecuali Jasa Konsultasi yang wajib menggunakan Prakualifikasi).

Contoh formulir tersebut dapat dilihat disini.

Sesuai dengan Keppres No. 80 Tahun 2003 Bab II Lampiran I persyaratan Kualfikasi antara lain :
1)Persyaratan Kualifikasi Penyedia Barang/ Jasa
a)Memiliki surat izin usaha pada bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang yang masih berlaku, seperti SIUP untuk jasa perdagangan, IUJK untuk jasa konstruksi, dan sebagainya;
b)Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan;
c)Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana.
d)Dalam hal penyedia jasa akan melakukan kemitraan, penyedia barang/jasa wajib mempunyai perjanjian kerjasama operasi/kemitraan yang memuat persentase kemitraan dan perusahaan yang mewakili kemitraan tersebut;
e)Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh) serta memiliki laporan bulanan PPh pasal 25 atau pasal 21/pasal 23 atau PPN sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu;
f)Selama 4 (empat) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman menyediakan barang/jasa baik di lingkungan pemerintah atau swasta termasuk pengalaman subkontrak baik di lingkungan pemerintah atau swasta , kecuali penyedia barang/jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;
g)Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar sanksi atau daftar hitam di suatu instansi;
h)Memiliki kemampuan pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil;
i)Memiliki kemampuan pada bidang dan sub bidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil:
(1)Untuk jasa pemborongan memenuhi KD = 2 NPt (KD : Kemampuan Dasar, NPt : nilai pengalaman tertinggi pada subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir;
(2)Untuk pengadaan barang/jasa lainnya memenuhi KD = 5 NPt (KD : Kemampuan Dasar, NPt : nilai pengalaman tertinggi pada subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir;
j)Dalam hal bermitra yang diperhitungkan adalah kemampuan dasar dari perusahaan yang mewakili kemitraan (lead firm);
k) Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi dapat ditambahkan persyaratan lain seperti peralatan khusus, tenaga ahli spesialis yang diperlukan, atau pengalaman tertentu;
l)Memiliki surat keterangan dukungan keuangan dari bank pemerintah/swasta untuk mengikuti pengadaan barang/jasa sekurang-kurangnya 10% (sepuluh persen) dari nilai proyek untuk pekerjaan jasa pemborongan dan 5% (lima persen) dari nilai proyek untuk pekerjaan pemasokan barang/jasa lainnya, kecuali untuk penyedia barang/jasa usaha kecil termasuk koperasi kecil;
m)Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan;
n)Termasuk dalam penyedia barang/jasa yang sesuai dengan nilai paket pekerjaan;
o)Menyampaikan daftar perolehan pekerjaan yang sedang dilaksanakan khusus untuk jasa pemborongan;
p)Tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimilikinya;
q)Untuk pekerjaan jasa pemborongan memiliki sisa kemampuan keuangan (SKK) yang cukup dan sisa kemampuan paket (SKP).

Metode Pengadaan Barang/Jasa

Selain kualifikasi, ada beberapa hal lagi yang harus diperhatikan oleh penyedia barang/jasa, yaitu:
1.Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
2.Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
3.Metode Evaluasi Penawaran
Untuk bisa mengikuti pelelangan atau pengadaan di kantor pemerintah, hal-hal itulah yang harus diperhatikan.
Selanjutnya, saya akan mencoba sedikit menjelaskan masing-masing metode dan kondisi di lapangan dari metode-metode tersebut.

1.Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa.
Untuk pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa lainnya, metode pemilihannya terbagi atas 4 (empat) jenis, yaitu:
a.Metode Pelelangan Umum
Metode inilah yang merupakan prinsip utama pengadaan barang, yaitu dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi institusi. Biasa dilakukan untuk pengadaan dengan nilai diatas Rp. 100 Juta
b.Metode Pelelangan Terbatas
Secara prinsip, sistem pengumumannya sama dengan pelelangan umum, tetapi di dalam pengumuman tersebut sudah mencantumkan nama penyedia barang/jasa yang dianggap mampu untuk mengerjakan. Jenis ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang penyedianya diyakini terbatas saja, dan untuk pekerjaan yang kompleks
c.Metode Pemilihan Langsung
Merupakan metode pemilihan yang membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran dan sekurang-kurangnya 3 penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi. Metode ini cukup diumumkan melalui papan pengumuman resmi institusi atau bila memungkinkan melalui internet. Metode ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang bernilai di antara Rp. 50 Juta sampai Rp. 100 Juta.
d.Metode Penunjukan Langsung
Metode ini langsung menunjuk 1 (satu) penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga. Biasanya digunakan dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus. Termasuk apabila nilai pengadaan dibawah Rp. 50 Juta

2. Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
Kemudian, bagaimana cara sebuah penyedia barang/jasa memasukkan penawaran setelah melihat adanya pengumuman pelelangan/pengadaan di sebuah instansi ? Jangan berpikir bahwa pemasukannya cukup dengan membawa “company profile” dan daftar harga, kemudian datang di kantor dan bernegosiasi. Tentu saja tidak seperti itu :)Metode penyampaiannya juga diatur di dalam Keppres No. 80 Tahun 2003, dimana metode tersebut dibagi menjadi 3 jenis metode, yaitu:
•Metode Satu Sampul
•Metode Dua Sampul
•Metode Dua Tahap.

3. Metode Evaluasi Penawaran.
Beberapa waktu yang lalu, pada beberapa pemberitaan yang dimuat di media massa, saya cukup geli membaca pemberitaan tentang kecurangan yang dituntut oleh penyedia barang/jasa terhadap suatu proses lelang. Mereka banyak yang menuntut, karena merasa harga penawarannya terendah, malah dikalahkan oleh panitia. Sedangkan sudah jelas-jelas panitia pada berita tersebut melakukan evaluasi sistem nilai. Ini adalah bukti ketidaktahuan mereka terhadap aturan.Dalam proses lelang, tidak selamanya harga terendah yang pasti menang. Karena beberapa kegiatan menuntut adanya kualitas yang tinggi dimana sebagian besar berbanding terbalik dengan harga. Oleh sebab itu, maka metode evaluasi penawaran juga terdiri atas beberapa jenis, yaitu:
a. Metode Evaluasi Sistem Gugur
Metode ini melakukan penilaian secara berjenjang. Yang pertama dinilai adalah dokumen administrasi. Apabila sesuai dengan yang dipersyaratkan maka dilanjutkan dengan penilaian teknis. Perusahaan yang administrasinya kurang lengkap, langsung digugurkan saat itu juga dan tidak mengikuti penilaian teknis.Selanjutnya dilakukan penilaian teknis terhadap spesifikasi barang/jasa yang ditawarkan. Apabila sesuai dengan yang dibutuhkan maka langsung dilanjutkan dengan pembukaan harga. Bagi perusahaan yang tidak lulus teknis, langsung digugurkan saat itu juga, walaupun harganya termurah.Kemudian, seluruh perusahaan yang telah lulus administrasi maupun harga, dibuka penawaran harganya. Dan harga terendahlah yang dinyatakan memenangkan pengadaan.Namun, di dalam pelaksanaan sehari-hari, sistem ini biasanya dibalik. Pada saat pembukaan penawaran, langsung membuka harga penawaran dari seluruh peserta. Yang diperiksa administrasi dan teknisnya adalah perusahaan yang berada pada urutan 1 hingga 3 yang terendah di dalam penawaran harganya. Metode evaluasi sistem gugur ini yang paling sering digunakan di dalam pelelangan. Keuntungannya adalah cepat dalam memberikan hasil akhir. Metode evaluasi ini paling sering disandingkan dengan Metode Pemilihan Pelelangan Umum dan Metode Penyampaian Dokumen Satu Sampul.
b.Metode Evaluasi Sistem Nilai.
Metode inilah yang tadi saya sebutkan sering tidak dipahami oleh penyedia barang/jasa. Metode evaluasi ini dilakukan dengan memberikan nilai angka tertentu kepada setiap unsur di dalam penawaran. Kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta, dimana nilai tertinggilah yang dinyatakan menang.Biasanya, metode ini dilakukan untuk pekerjaan yang sangat memperhatikan kualitas teknis dibandingkan dengan harga. Karena pada beberapa jenis pekerjaan, harga biasanya tidak menipu. Dimana semakin mahal harga suatu barang, maka semakin baik juga kualitasnya.Beberapan perbandingan yang sering digunakan adalah 60:4, 70:30 dan 80:10, malah pada beberapa lelang menetapkan 90:10 untuk perbandingan nilai teknis dan harga.Sangat besar kemungkinan penawaran dengan harga terendah dikalahkan dengan sistem ini. Namun, untuk mencari kualitas barang ataupun pekerjaan, metode inilah yang terbaik.
c. Metode Evaluasi Biaya Selama Umur Ekonomis.
Sistem evaluasi ini mirip dengan evaluasi sistem nilai. Dimana nilai ditetapkan kepada barang dengan melihat umur ekonomisnya, sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.Evaluasi ini biasanya digunakan kepada proses pengadaan yang sangat memperhatikan nilai susut barang.Saat ini, masih jarang pengadaan barang/jasa yang menggunakan evaluasi ini.

Cukup sekian dulu ..........